Lo que los agentes de viajes deben saber sobre los viajes corporativos hoy

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Esto se denomina correctamente como la era de la centralidad del viajero y con la evolución de la nueva era de viajes personalizados; está conduciendo a la investigación y el desarrollo de una serie de nuevos servicios llamados inteligentes. Las perspectivas de comando y control de los viajes han cambiado mucho con respecto al pasado y el enfoque se ha desplazado más hacia el viajero y la productividad de cada viaje. Se ha vuelto fundamental mantener que los viajeros tengan el mayor retorno de inversión en cada viaje. Las nuevas generaciones de empleados y gerentes jóvenes, que han crecido y vivido en la era digital, están ascendiendo en las filas como viajeros. Se ha vuelto fundamental reconocer la necesidad de una mayor flexibilidad reconociendo que los empleados que viajan en viajes corporativos también consideran un porcentaje de su viaje como una salida de ocio. Con la creciente globalización y el aumento de las empresas que envían a su personal al extranjero para establecer contactos y conectarse con sus prospectos/clientes/proveedores en el extranjero, los viajes corporativos son un segmento turístico altamente rentable. Antes de hablar sobre cómo las empresas de turismo pueden atender mejor a los viajeros de negocios, primero veamos por qué prefieren usar agencias corporativas especializadas en lugar de agentes tradicionales.

¿Por qué las empresas utilizan agencias de viajes corporativas?

Esta podría ser la pregunta más básica para una agencia de viajes sobre por qué necesitan usar agencias especializadas en viajes corporativos cuando hay muchos agentes de viajes regulares en el mercado. He aquí la importancia de las agencias de viajes corporativas que cuentan con sistemas en línea que permiten a los viajeros de negocios acceder a su itinerario completo.

La siguiente información está en la punta de los dedos de los CTA:-

detalles completos del itinerario de negocios
detalles actualizados de seguimiento de vuelos (incluidos retrasos o reprogramaciones)
detalles transparentes sobre costos adicionales, como tarifas de equipaje o tarifas en vuelo
alertas de viaje, en su caso, en la zona de destino
detalles completos y actualizados sobre las políticas de obtención de visas y la identificación requerida
requisito de moneda y tasas de conversión
¿Qué esperan los clientes corporativos de las agencias de viajes corporativas?

Tarifas negociadas

Las Agencias Corporativas tienden a tener vínculos con hoteles, alquiler de autos, vuelos, etc., lo que les da acceso a tarifas más bajas que solo pueden usar los viajeros de negocios frecuentes. Los precios con descuento no son la única ventaja, ya que también ofrecen mejoras de vuelo, mejoras de habitación y filas de check-in VIP según sea necesario.

Información detallada sobre la industria de viajes

Los agentes de viajes corporativos tienen acceso a muchos recursos de viaje y, lo que es más importante, más rápido que cualquier otro agente de viajes de placer. La información adicional ayuda a que los viajes de negocios sean convenientes y cómodos.

Cambios en el Itinerario

Cuando es necesario reprogramar o cancelar un boleto de avión, es probable que la aerolínea o el proveedor de servicios en línea cobren tarifas elevadas. Al reservar con un agente de viajes corporativo, la mayoría de las veces los cambios de horario se pueden realizar sin cargo adicional o con un mínimo de cargo.

Contactos de emergencia viables

Es importante para los viajeros de negocios llegar a la persona correcta en caso de problemas. Los agentes de viajes corporativos cuentan con la experiencia y profesionalismo para aliviar el estrés tanto del viajero como de la empresa.

¿Qué debe tener en cuenta a medida que aumentan los viajes corporativos?

Business Travel Barometer informó que los viajes corporativos están experimentando un crecimiento acelerado. Sin embargo, cuando se administra de manera deficiente, puede dejar de ser una ventaja para las empresas y convertirse, de hecho, en una carga. Hay algunos factores que las corporaciones y los CTA deben considerar para aprovechar al máximo el tiempo que pasan viajando.

Adoptar una política de viajes

La empresa debe definir una política de viajes que sea aplicable y respetada por los viajeros en todos los niveles. Esta política debe usarse para establecer los estándares que ayudarán a rastrear la mejora de los viajes de negocios. Eventualmente ayudará a reducir los costos de todo el paquete.

No limitar la autonomía del viajero

La gerencia es responsable de presupuestar la política de viajes lo que ayuda a mejorar la gestión de costos, sin embargo, también es fundamental para dar un grado de autonomía al viajero. La política debe ser lo suficientemente flexible para permitir que el empleado adapte el viaje según la situación.

La seguridad del viajero debe ser una preocupación importante

Los viajeros de negocios deben tener seguridad en su lugar. La empresa debe apegarse a su definición de estándares para garantizar la integridad del empleado. Los CTA deben contar con socios confiables (seguros de viaje, aerolíneas, cadenas hoteleras, etc.).

Movilidad y automatización

Para optimizar tiempos y facilitar los procesos, la administración de las plataformas de gestión debe contar con procesos automatizados. Esto significa que deben adoptar soluciones móviles en las que se pueda acceder a opciones de búsqueda, alertas de viaje, reservas de boletos, etc. de forma rápida, fácil y sobre la marcha.

Tendencias de viajes corporativos en 2016

Las tendencias de viajes corporativos tienden a cambiar regularmente. 2016 tampoco ha sido diferente y las empresas de gestión de viajes (TMC) y las agencias de viajes corporativas (CTA) están bastante enfocadas para proporcionar un eje constante, si no sólido, en todo. Un sector MICE en crecimiento, inversiones en datos móviles y grandes y un enfoque mejorado en el deber de cuidado son algunas de sus áreas de enfoque.

Precios en aumento

La palabra de moda consolidada entre los proveedores globales, tarifas aéreas, tarifas de hotel, etc. es el aumento de las tarifas. A veces es la movida de los proveedores generar descuentos lo que incentiva a viajar si hay una fuerte caída en la demanda. Una economía mundial positiva en 2016 ha traído un aumento en las tarifas aéreas de algunos puntos porcentuales, se espera que los hoteles experimenten un aumento del 4% al 6% en las tarifas globales promedio y la competencia seguirá siendo moderada en los servicios de alquiler de automóviles.

Obligación de cuidar

La gestión de riesgos es uno de los principales puntos de énfasis para las corporaciones. Los clientes corporativos están permitiendo nuevas políticas y tecnologías mejoradas para monitorear la ubicación de los empleados en caso de una emergencia, especialmente cuando viajan a destinos en el extranjero. Por ejemplo, Concur Risk Messaging ayuda a identificar a los viajeros que se mueven por el mundo y los alerta con arreglos de viaje alternativos cuando sea necesario.
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Centrándonos en MICE

La industria de las reuniones es un importante sector en crecimiento y la tendencia de los viajes corporativos se está desarrollando en él. Las agencias de viajes corporativas deberían comenzar a alinear las diversas metodologías de adquisición de reuniones con su abastecimiento de viajes transitorios. Una de las formas podría ser ampliar la variedad de servicios de reuniones incorporando viajes de incentivo dentro de la misma.

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